团队沟通

克服沟通中的障碍,提高团队效率

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沟通是如此重要,以至于各公司为了沟通耗用大量的人力,但是为什么不是都卓有成效呢?是不是通过沟通都做到了资料齐全、上下通气、行动协调、人际关系 融洽呢?回答是否定的。这是因为一个有效的沟通必须包含诸多的要素和步骤。在每一个要素和每一个步骤中都可能存在着各种障碍,它们直接影响沟通效能的发 挥。

  一、设计固定沟通渠道,形成沟通常规

  这种方法的形式很多,如采取定期会议、报表、情况报告,互相交换信息的内容等等。

  二、沟通的内容要确切

  沟通内容要言之有物,有针对性,语意确切,尽量通俗化、具体化和数量化;要避免含糊的语言,更不要讲空话、套话和废话

  三、平等原则

   在人际交往中总要有一定的付出或投入,交往的两个方面的需要和这种需要的满足程度必须是平等的,平等是建立人际关系的前提。人际交往作为人们之间的心理 沟通,是主动的、相互的、有来有往的。人都有友爱和受人尊敬的需要,都希望得到别人的平等对待、人的这种需要,就是平等的需要。

  四、提倡平行沟通

   所谓平行沟通是指车间与车间、科室与科室、科室与车间等在组织系统中同一个层次之间的相互沟通。有些领导者整天忙于当仲裁者的角色而且乐于此事,想以此 说明自己的重要性,这是不明智的。领导的重要职能是协调,但是这里的协调主要是目标的协调、计划的协调,而不是日常活动的协调。日常的协调应尽量鼓励平级 之间进行。

  五、诚心诚意的倾听

  有人对经理人员的沟通做过分析,一天用于沟通的时间约占70%左右,其中撰写占 9%,阅读占16%,言谈占30%,用于倾听占45%。但一般经理都不是一个好听众,效率只有25%。究其原因,主要是缺乏诚意。缺乏诚意大多发生在自下 而上的沟通中。所以,要提高沟通效率,必须诚心诚意地去倾听对方的意见,这样对方也才能把真实想法说出来。

  六、沟通要有认真的准备和明确的目的性

   沟通者自己首先要对沟通的内容有正确、清晰的理解。重要的沟通最好事先征求他人意见,每次沟通要解决什么问题,达到什么目的,不仅沟通者清楚,要尽量使 被沟通者也清楚,此外,沟通不仅是下达命令、宣布政策和规定,而且是为了统一思想协调行动。所以沟通之前应对问题的背景,解决问题的方案及其依据和资料, 决策的理由和对组织成员的要求等做到心中有数。

  七、相容原则

  相容是指人际交往中的心理相容,即指人与人之间的融 洽关系,与人相处时的容纳、包涵、宽容及忍让。要做到心理相容,应注意增加交往频率;寻找共同点;谦虚和宽容。为人处世要心胸开阔,宽以待人。要体谅他 人,遇事多为别人着想,即使别人犯了错误,或冒犯了自己,也不要斤斤计较,以免因小失大,伤害相互之间的感情。只要干事业、团结有力,做出一些让步是值得 的。

  八、提倡直接沟通、双向沟通、口头沟通

  美国曾有人找经理们调查,请他们选择良好的沟通方式,55%的经理认 为直接听口头汇报最好,37%喜欢下去检查,18%喜欢定期会议,25%喜欢下面给写汇报。另外一项调查是部门经理们在传达重要政策时认为哪种沟通最有 效,共51人可多项选则、,选择召开会议做口头说明的有44人,亲自接见重要工作人员的有27人,在管理公报上宣布政策的有16人,在内部备忘录上说明政 策的有14人,通过电话系统说明政策的仅有1人。这些都说明倾向于面对面的直接沟通、口头沟通和双向沟通者后多。

  一个企业的领导者每 天应到车间科室转转,主动问问有些什么情况和问题,多和当事者商量。日本不主张领导者单独办公,主张大屋集体办公,这些都是为了及时、充分、直接地掌握第 一手资料和信息,不仅了解生产动态,而且也能了解职工的土气和愿望,还可以改善人际关系。某些工厂工人连车间主任和厂长都见不到,这不是成功领导者的形 象。

  克服沟通障碍不只是工作方法问题,更根本的是管理理念问题。发达国家的现代企业流行的“开门政策”、“走动管理”,是基于尊重个 人、了解实情、组成团队等现代管理理念,沟通只是这种理念的实现途径。因此,如何克服沟通障碍,以及如何建立高效、通畅的沟通渠道,都不应就事论事地解 决,而应站在管理理念和价值观的高度,妥善地加以处理。

  

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