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1、接听电话要迅速及时
一般应在铃响二至三次的时候接听并立即打招呼，可讲：“您好，我是XX。”或“您好，这里是××(单位)”。如果振铃多次才接电话，应立即表示歉意：“对不起，让您久等了。”
接听固定电话，如果受话人正忙着，应立即告诉来电话的人留言或以后再打电话来；如果受话人不在，可向对方做充分的解释，如“很抱歉小张刚走出办公室。”或者说：“您愿意等一会儿呢，还是让我告诉他给您去电话?”除非得到允许，最好不要说：“他在开会，不能打扰他”或“他不在家，我不知道他现在在哪儿。”应尽量使用以下回话方式，对方比较容易接受，如“现在不在办公室(家)”，“他正在办公室(家里)和人谈话”，“他在开会，可能要开到×点”，“他出去办点事，一会儿就会回来，”“我帮您留句话好吗?”“我告诉他给您去电话，好吗?”如果来电话的人要留言，就要准确地记下171期、来电话人的单位、姓名及电话号码，为了准确无误，要将这些内容在电话里重复一遍。
使用移动电话，除特殊场合，比如飞机上或正在开车、开会、动手术、讲课、表演、会谈以及参加各种仪式时，一般情况下都要保持开机状态，以便及时接听；在公共场所，比如参加报告会、研讨会、宴会、音乐会、听证会或是参观博物馆、展览馆，以及在医院、图书馆、公交车、办公室等处时，应将手机调到静音或振动状态，如果当时不便接听，一有空闲，就应及时回话，说明原因并致歉。
2、通话回应要积极谨慎
在通话过程中，要仔细倾听对方讲话，为了表示已经听瞳，应及时地用“嗯”、“对”、“是”等语言给对方以积极的反馈。如果聆听对方谈话，没听清楚，应礼貌地打断对方，请他再讲一遍，“对不起，我刚才未听清楚，麻烦您再讲一遍，行吗?”如果你不能确定来电话的人是什么身份，有什么意图，他所需要的信息是否可以提供，那你可以这样回答：“让我查一查再给您回电话，怎么样?”“我得跟×先生商量一下才能决定下来。”
3、通话完毕不要急于挂断电话
通话完毕后要说“再见”，“谢谢”，要让对方先结束通话，切不可不耐烦地把话筒扔回原处或随便挂断电话。
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