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如何接打电话
接听、拨打电话需要按照一定的程序来进行，如果忽略了其中的某个环节，就会影响您达到预期的沟通目的。要做到有效的电话沟通，就必须了解并掌握这些基本的流程:
1.掌握接听电话的基本程序
(1)听到电话-响两次后拿起话筒。电话-响1秒，停2秒。如果过了10秒钟，仍无人接电话，一般情况下人们就会感到急躁:“糟糕，人不在。”因此，铃响3次之内，应接听电话。如果-响一 声之后马上接，会让对方感到惊讶。所以较理想的是，电话铃响完第二次时，拿起听筒。
(2)自报公司、科室名称及您的职务和姓名。拿起话筒后，不能直接间对方什么事情，而是需要先让对方知道您是谁。所以首先要报出公司的名称，然后具体到科室的名称，当然还有您的职务和姓名 。
(3)确认对方姓名及单位。任何一次沟通，如果双方不知道相互的身份，那么沟通往往没有针对性，就很难达到沟通目的。介绍完自己之后，您需要确认对方是谁。这就需要询问对方的姓名或者单位 。
(4)寒暄问候。就像在面对面沟通中人们见面时的问候一样，在电话沟通中也需要双方互相寒暄问候。由于电话沟通只能靠声音来传递信息，所以这种问候应该在双方刚刚明确相互身份之后送出。问 候时要依据对方的身份来确定具体的问候语。
(5)商谈有关事项，确认注意事项。问候完对方之后，对方会表明打电话的意图，然后您就可以针对这些信息来和对方进一步商谈。在商谈过程中，如果遇到特别重要的信息或者需要注意的事项，要 及时向对方确认，以确保获取信息的准确性。
(6)礼貌的道别，轻轻放好话筒。双方谈话结束，要礼貌的和对方说再见。待对方说完“再见!”后，等待2-3秒钟再轻轻挂断电话。无论通话多么完美得体，如果后毛毛草草地“咔嚓”一声挂断电 话，都会功亏一篑，令对方很不愉快。因此，结束通话时，应轻轻地挂断电话。
如果第一句话优美动听，会令打或接电话的对方感到身心愉快，从而放心地讲话，故电话中的第一声给对方的印象十分重要。接电话时，第一声应说:“您好，这是xx公司。”打电话时则首先要说: “我是xx公司xx处的XXX.”双方都应将第一句话的声调调整到状态。
2.掌握拨打电话的基本程序
(1)按重要程度整理谈话内容并记录。在拨打电话前，需要将和对方商谈的事情写下来，然后依据其重要性来排列，这样在通话时就能做到条理清晰，而且也很全面。
(2)确认对方工作单位、姓名及电话。当对方接听电话后，要及时的确认对方的工作单位、姓名和电话，明确对方是否是自己要找的单位或者个人，以免打错电话或者找错人，这样可以避免无意间泄 露了商业秘密或者耽误了您的宝贵时间。
(3)自报公司名称及本人姓名。在确认对方的身份无误之后，需要告之对方您所在的公司名称及本人的姓名。
(4)寒暄问候。在明确了对方的身份之后，需要送出您的问候。例如:您好!早上好!等等。简短的问候会为下面的交流提供良好的心理铺垫。
(5)商谈有关事项，确认注意事项。当明确了对方的身份，送出问候之后，您就可以依据前面列出事件的顺序来向对方表述您的沟通意图了，然后积极和对方进行商谈。对一些重要的信息也需要向对 方确认。
(6)礼貌地道别，轻轻放好话筒。当商谈结束时，您还需要向对方礼貌地说再见。一般来说，您需要先放下电话。注意动作一定要轻。
无论是接听电话还是拨打电话的基本流程，忽略了其中的任何一个环节或者任何一个环节出现了失误，都有可能宣告您这次电话沟通的失败，而且还会影响到和对方的进一步沟通。所以一定要牢牢 把握这些基本的流程。
给陌生人打电话的技巧
当想在电话沟通中更好地表达自己的观点时，用问题来表述自己的观点可以直接把话题引入您所预期的目标，简短有力。
在电话沟通中，除了正确地倾听对方的谈话外，还需要恰当地表达自己的观点，把自己的信息准确地传达给对方。
理清思路
开始表述自己的观点之前，要先整理您的思路。搞清楚这次电话沟通的原因，通过这次沟通您希望达到怎样的目的，您想向对方表达怎样的观点，涉及到哪些问题。明确了这些问题，您的思绪便不 会杂乱无章，并能为您的电话沟通指明方向。
表述要有条理
电话沟通的对方不同，讲话的应对措施也应相应地不相同。首先要尽量了解对方，再结合电话沟通的时机，确定一个比较合理的讲话顺序，即为了更好地达到沟通目的，您需要明确先讲什么，后讲 什么，后如何表述。表述的条理清晰，才能使对方很快地把握您的沟通意图，节省沟通时间，提高工作效率。
语言要简洁
电话沟通的时间大多比较短，一般性质的沟通被控制在3分钟之内。要在很短的时间里把问题说清楚，就必须使您的语言简洁明了。避免使用复杂的长句，要多使用短句。在能够表述清楚的前提下， 应尽量少使用修饰性词语。
调整语气、语调
电话沟通是双方凭借声音传递信息的常见沟通方式。由于捕捉不到对方的肢体语言，双方情感的传递大多通过语气和语调来表现。语气的和缓急促，语调的升降起伏等各种因素都能表现您沟通时的 情感特征。所以在沟通时，要保持一种愉悦的心情，依据不同的沟通对象、沟通时的具体情境确定不同风格的语言、语气和声调。
观点表述明确，有利于与对方进行深入的沟通。
在讲述某件事情时，可以把握这样几个要素:什么时候，在什么地方，什么人物，发生了什么事情。这既体现了条理性，又是简洁的叙述方式。
接打电话的技巧
掌握接听或者拨打电话的基本流程还不能使您完美地完成电话沟通，掌握一些必要的电话沟通技巧可以帮助您完善电话沟通的细节，提高沟通效果。
电话机旁应备记事本和铅笔
俗话说:好记性不如烂笔头。尤其通话时间过长或者事件复杂时，就不能太相信自己的记忆。若在电话机旁放置好记录本、铅笔，当对方打来电话时，就可以立即把主要事项记录下来。如不备妥纸笔 ，到时候措手不及，不仅耽误时间，而且还会搞得自己狼狈不堪。
先整理电话内容，然后拨打电话
给别人打电话时，如果想到什么就讲什么，往往会丢三漏四，忘记了主要事项还毫无察觉，等对方挂断了电话才恍然想起。因此，应先把要讲的事情逐条逐项的记录下来，进行相应的整理。做好准 备工作之后，再拨电话，边讲边看记录，随时检查是否有遗漏。
恰当把握通话时间
电话沟通的时间相对于别的沟通方式一般都比较短。要尽可能在3分钟之内结束。实际上，3分钟可讲1000个字左右，相当于两页半稿纸上的内容，按理是完全能行的。如果一次电话用了5分钟甚至10 分钟，那么一定是措辞不当，未抓住纲领，重点也不够突出。
注意您的肢体语言
有人认为，电波只是传播声音，打电话时完全可以不注意姿势、表情，这种看法其实是完全错误的。双方的诚实恳切，都包含于说话声中。若声调不准就不易听清楚，甚至还会听错，引起误解。因 此，讲话时必须抬头挺胸，伸直脊背。如果道歉时不低头，歉意便不能伴随言语传达给对方。同理，打电话表情麻木时，其声音也会冷冰冰的。因此，打电话也应该微笑着讲话，还可以适当地配合一些 手势。
女性在对着镜子说话时，会很自然的微笑，人在微笑时声音更加悦耳、亲切。根据这一原理，在一些大公司的总机或者前台，管理者有意在接线员的桌子上放置一面镜子，以促使她们在接听电话的 时候自然微笑，然后通过语言把这一友好的信息传递出去。
注意您的语速和语调
急性子的人听慢话，会觉得断断续续，有气无力，颇为难受;慢吞吞的人听快语，会感到焦躁心烦;年龄高的长者，听快言快语，难以充分理解其意。因此，说话速度并无定论，应视对方的年龄、性 格、具体情境等各方面的情况来灵活掌握。
打电话时，适当地提高声调会使您更显得富有朝气。人们在看不到对方的情况下，大多凭第一听觉形成初步印象。因此，讲话时有意识地提高声调，会使您的声音更为悦耳。
慎用简略语、专用语
首先要明确企业-的一些简略语只能在企业-人员沟通时使用。如果与本企业之外的人沟通时也使用了简略语，会使对方产生疑问，甚至是误解。
专用语是行业内人士沟通时使用的特定语言，对于非此行业的人来讲，无疑是沟通中的一个障碍物。
所以无论简略语还是专用语都只适用于特定的沟通人群，要针对对方的知识背景、行业背景等慎重使用。
养成复述习惯
文字与说话不同，一看便知，但读音相同或者极其相近的词语，通电话时却常常容易搞错。因此，对于容易混淆、难于分辨的词语要加倍注意，要放慢说话速度，发音更要清晰。例如:1和7.11和17 ，当说到日期时，不妨加上星期几等。所以，为了防止听错电话内容，一定要当场复述。特别是同音不同义的词语及日期、时间、电话号码等各种数字，同时对特别重要的信息，例如双方达成的共识或 者存在的分歧等也要及时向对方确认。养成听后立刻复述、予以确认的良好习惯。
掌握了以上接听、拨打电话的基本技巧，您就可以恰当地处理电话沟通中的细节问题了。
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